Tipps für den schnellen und kostengünstigen Briefversand
– Unternehmen, die regelmäßig Mailings, Geschäftsbriefe und vertrauliche Dokumente in großen Mengen versenden, wissen, dass sie beim Versand über die Deutsche Post viel Zeit und Geld sparen können, wenn sie die Richtlinien beachten. Wissen Sie, worauf es beim Briefversand ankommt? Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt. Und Sie werden gleich sehen: Der schnelle und kostengünstige Briefversand ist (k)eine Kunst!
Wie sich der Briefversand beschleunigen lässt
Täglich holen Versanddienstleister tonnenweise Briefsendungen bei Unternehmen ab. Dabei erreichen einige Briefsendungen ihre Empfänger schneller als andere.
Folgende Faktoren können den Briefversand beschleunigen:
- Wählen Sie die richtige Versandart.
- Beachten Sie die 10 Regeln der Maschinenlesbarkeit.
- Beachten Sie bei der Gestaltung der Aufschriftseite einer Standardbriefsendung die vier Bereiche Lesezone, Codierzone, Absenderzone und Frankierzone. Von besonderer Wichtigkeit ist die richtige Gestaltung der Frankierzone, denn von ihr ist die Maschinenlesbarkeit und somit der schnelle Versand abhängig.
- Wenn Sie Briefsendungen in gelben Behältern abliefern, achten Sie darauf, dass die Sendungen richtig gestapelt sind und nicht miteinander verkleben.
- Melden Sie größere Mengen am besten zwei Tage vor der Einlieferung bei der Annahmestelle an.
Wie der Briefversand effektiver und kostengünstiger wird
Inhalt, Größe und Menge der Sendungen bestimmen die Versandart und damit auch die Frankierkosten. Zusätzlich kommt es auch auf die Zielgruppe an.
Wer die Rahmenbedingungen kennt, kann den Briefversand kostengünstiger und effektiver gestalten. Besonders wichtig ist es dafür, die richtige Frankierart zu wählen:
- Für Werbepost und Kataloge mit großen Sendungsmengen eignet sich der Frankiervermerk.
- Die DV-Freimachung wird für täglich große Mengen an Brief- und Werbepost verwendet. Aufgrund der großen Zeit- und Kostenersparnis ist die DV-Freimachung die beliebteste Frankierart von Lettershops und Direktmarketing-Dienstleistern. Zudem sind Briefzusatzleistungen (Einschreiben, Nachnahme, Premiumadress) damit leicht kombinierbar. (Quelle: Performance-Magazin der Deutschen Post Ausgabe 2/2012, Seite 22 bis 24)
- Ab 10 Sendungen pro Tag lässt sich Brief- und Werbepost mit Frankit verschicken. Vorteilhaft daran ist, dass beispielsweise eigene Werbebotschaften und das Firmenlogo sowie das GoGreen-Label zur Unterstützung von Klimaschutzprojekten einbezogen werden können.
- Mailingversender nutzen gerne Infopost, denn hier wird entgeltermäßigte Werbepost mit der hochwertigen Frankierung per aufgespendeter Briefmarke kombiniert. Die mit Briefmarken versehene Werbesendung wirkt persönlicher und führt dadurch zu höheren Öffnungs- und Responseraten. Lettershops können die Briefmarken mit einer Absenderstempelmaschine, die bei der Deutschen Post angemeldet wird, selbst entwerten.
- Der Plusbrief, bei dem das Postwertzeichen bereits auf dem Umschlag aufgedruckt ist, wird ebenfalls für Brief- und Werbepost eingesetzt. Zudem ist in gewissem Rahmen die eigene Gestaltung des Umschlags oder passender Einlegekarten erlaubt.
- Ist der zeitliche Aufwand im eigenen Haus zu groß, kann es sich rechnen, den Frankierservice der Deutschen Post in Anspruch zu nehmen. Diese übernimmt das Frankieren von Briefen, Infopost und Streifbandzeitungen gegen ein zusätzliches Entgelt.
Warum der schnelle und kostengünstige Briefversand (k)eine Kunst ist
Um Briefsendungen schnell und kostengünstig zu versenden, geht es permanent um die korrekte Gestaltung der Versandhülle und ggf. auch des Briefes (zum Beispiel, wenn die Empfänger-Anschrift durch das Fenster ganz sicher im Umschlag sichtbar sein soll). Nur die akkurate Einhaltung der Regelungen für die Gestaltung der Aufschriftseite, die Maschinenfähigkeit und die Maschinenlesbarkeit können den schnellen und kostengünstigen Briefversand gewährleisten. Mit künstlerischer Kreativität hat das nichts zu tun. Einen detaillierten Überblick über die hier genannten Gestaltungs- und Frankierregeln bietet die aktuelle Broschüre „Automationsfähige Briefsendungen 2013“ von der Deutschen Post. Um alle Anforderungen korrekt umzusetzen, braucht es jedoch Erfahrung und die Fähigkeit der grafischen Aufbereitung. Insofern ist wiederum doch eine gewisse Kunstfertigkeit gefragt.